Lönehantering och arbetsgivardeklarationer

Lönekörningen steg för steg

1. Du lämnar underlag. Nyanställningar, ändrade löner, frånvaro, övertid, utlägg och förmåner för perioden.
2. Vi räknar lönen. Bruttolön, frånvaroavdrag, förmånsvärden, skatteavdrag enligt den anställdes skattetabell eller beslut och nettolön.
3. Du godkänner. Lönelistan går till dig för kontroll innan något betalas ut.
4. Lönen betalas ut. Lönespecifikationer skickas till de anställda.
5. Arbetsgivardeklarationen lämnas. Uppgifter per anställd och summerade avgifter redovisas till Skatteverket.
6. Lönen bokförs. Lönekostnader, skatteskuld och avgifter förs in i bokföringen. Det kopplar lönerna till den löpande bokföringen.

Arbetsgivaravgifter 2026

Arbetsgivaravgifterna beräknas på bruttolön och förmånsvärden. Satserna nedan gäller för arbetsgivare med fast driftställe i Sverige och kommer från Skatteverkets sida om arbetsgivaravgifter.

För de unga anställda gäller den sänkta avgiften bara upp till 25 000 kronor i månaden. På den del av lönen som överstiger gränsen betalas full avgift.

Den fulla avgiften på 31,42 procent består av sju delar. Den största är allmän löneavgift på 12,62 procent, följd av ålderspensionsavgiften på 10,21 procent.

Växa-stöd för den första anställda

Ett företag som anställer för första gången kan ha rätt till växa-stöd. Enligt Skatteverkets sida För dig som vill starta företag betalar du då bara ålderspensionsavgiften på 10,21 procent på lön upp till 35 000 kronor per månad, i upp till 24 månader i följd. Vi kontrollerar villkoren innan stödet används.

När arbetsgivardeklarationen ska vara inne

Arbetsgivardeklarationen på individnivå, AGI, lämnas månaden efter att lönen betalats ut. För företag med en omsättning på högst 40 miljoner kronor ska deklaration och betalning vara inne den 12:e. I januari och augusti gäller den 17:e. Faller dagen på en helg flyttas den till nästa vardag. Tabellen visar de återstående datumen 2026 enligt Skatteverkets sida När ska jag lämna arbetsgivardeklarationen.

Är du registrerad som arbetsgivare ska du lämna en deklaration även en månad utan löner. Då deklarerar du noll.

Förmåner, traktamenten och utlägg

Förmåner som bil, kost och bostad är skattepliktiga och ska värderas och tas med i lönen. Vissa ersättningar är skattefria om villkoren är uppfyllda. Enligt Skatteverkets belopp och procent för 2026 är det skattefria traktamentet vid tjänsteresa inom Sverige 300 kronor för en hel dag under de första tre månaderna. Utlägg som den anställde gjort för företagets räkning ersätts mot kvitto och är inte lön.

Vi behöver veta om förmånerna i förväg, så att de kommer med i rätt månad. En förmån som upptäcks i efterhand innebär rättade deklarationer.

Anställda som bor i Danmark

Många arbetsgivare i Malmö har personal som pendlar från Köpenhamn eller andra delar av Själland. Då gäller särskilda regler för både skatt och sociala avgifter, och ibland behövs intyg om vilket lands socialförsäkring den anställde omfattas av. Det går vi igenom på sidan om Danmark och Öresund.

Det här behöver vi från dig varje månad

• Nya anställningsavtal med lön, anställningsform och startdatum
• Frånvaro: sjukdom, föräldraledighet, semester och tjänstledighet
• Övertid, ob-tillägg och andra rörliga delar
• Förmåner och ändringar i förmåner
• Utlägg med kvitton
• Avslutade anställningar och slutdatum

Ett fast datum för underlag varje månad gör att lönen hinner kontrolleras innan den betalas ut.

Vanliga misstag

• Fel födelseår i lönesystemet. Då blir arbetsgivaravgiften fel, särskilt för unga och äldre anställda.
• Den sänkta avgiften för unga används på hela lönen. Den gäller bara upp till 25 000 kronor i månaden.
• Nolldeklaration glöms. En registrerad arbetsgivare ska deklarera även månader utan löner.
• Förmåner kommer inte med. Till exempel privat användning av företagets bil eller fri lunch som inte rapporterats.
• Arbetsgivardeklarationen och bokföringen stäms inte av. Skillnader mellan skattekontot och bokföringen hittas då först vid bokslutet.

Ska du anställa för första gången kan du också läsa sidan om nystartade företag, där vi går igenom registreringen som arbetsgivare.