Bokföring för småföretag i Malmö

Vad bokföringslagen kräver av ett litet företag

Grunden finns i bokföringslagen (1999:1078). Den gäller aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och enskilda näringsidkare, och i vissa fall även ideella föreningar. Tre krav styr det dagliga arbetet:

• Tidpunkten. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.
• Underlaget. Varje affärshändelse ska ha en verifikation, till exempel ett kvitto, en leverantörsfaktura eller en kundfaktura.
• Bevarandet. Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Ansvaret ligger alltid kvar hos företaget. Skatteverket påpekar på sidan Bokföring – vad kräver lagen att du inte lämnar ifrån dig ansvaret för att bokföringen blir rätt bara för att du anlitar en redovisningskonsult. Vår uppgift är att göra arbetet korrekt och säga till när något saknas. Din uppgift är att se till att vi får underlagen.

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden

Ett företag vars nettoomsättning normalt är högst 3 miljoner kronor per år får vänta med att bokföra fakturor tills de betalas. Det kallas kontantmetoden eller bokslutsmetoden. Vid räkenskapsårets slut måste ändå alla obetalda kundfordringar och leverantörsskulder tas med.

Kontantmetoden är enklare, men den gör månadssiffrorna mindre användbara eftersom obetalda fakturor inte syns. Vill du följa resultat och likviditet löpande, vilket vi beskriver på sidan om ekonomisk rapportering, brukar faktureringsmetoden ge en tydligare bild.

Så fördelar vi arbetet

Löpande bokföring fungerar bäst när båda parter vet vad som ska hända och när. Ett vanligt upplägg ser ut så här:

1. Du samlar underlagen. Kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor och kontoutdrag laddas upp eller skickas till oss löpande, gärna varje vecka. Hur du sparar och digitaliserar kvitton går vi igenom på sidan om kvitton och underlag.
2. Vi bokför och stämmer av. Vi konterar varje verifikation och stämmer av bankkontot och skattekontot mot bokföringen.
3. Vi frågar när något saknas. Ett utlägg utan kvitto eller en inbetalning som inte matchar någon faktura behöver förklaras innan perioden stängs.
4. Perioden stängs. När månaden eller kvartalet är avstämt tas momsdeklarationen fram. Mer om datum och perioder finns på sidan om moms.

Har du anställda kopplas lönerna in i samma rytm. Lön, arbetsgivaravgifter och arbetsgivardeklaration behandlar vi på sidan om lönehantering.

Vad en verifikation ska innehålla

En verifikation ska enligt bokföringslagen visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, beloppet och vem motparten är. Den ska också ha ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken så att den kan kopplas till bokföringen. En kortbetalning på bankutdraget räcker alltså inte som underlag. Det behövs kvittot eller fakturan som visar vad som köptes.

Vanliga misstag i småföretagets bokföring

• Privata och företagets pengar blandas. Ett separat företagskonto gör avstämningen mycket enklare och minskar risken för fel.
• Kvitton samlas i en hög till årets slut. Då är det svårt att minnas vad ett köp gällde, och kontanta betalningar har redan bokförts för sent.
• Moms dras på fel underlag. Ingående moms kräver en faktura eller ett kvitto som uppfyller momslagens krav. Ett kontoutdrag räcker inte.
• Kontantmetoden glöms vid bokslutet. Obetalda fakturor ska in vid räkenskapsårets slut, annars blir både resultat och moms fel.
• Bokföringen sparas bara i ett program som sägs upp. Räkenskapsinformationen ska finnas kvar i sju år även om du byter system.

Bokföring i takt med resten av året

Bokföringen är grunden för allt som kommer senare. När den är à jour går bokslut och årsredovisning snabbare, och skattedeklarationen kan byggas direkt på avstämda siffror. För dig som driver enskild firma leder den löpande bokföringen fram till ett förenklat årsbokslut om omsättningen är tillräckligt låg.

Bokföringsnämnden ger ut vägledningen Bokföring (BFNAR 2013:2) som beskriver vad god redovisningssed innebär i praktiken. Den följer vi i det löpande arbetet.

Checklista inför start av löpande bokföring

• Organisationsnummer och uppgift om räkenskapsår
• Senaste bokslut eller ingående balans
• Tillgång till företagets bankkonto eller kontoutdrag
• Uppgift om momsperiod och om företaget har anställda
• Hur du vill skicka in kvitton och fakturor
• Vem i företaget som svarar på frågor om underlagen

Berätta i formuläret på startsidan hur många verifikationer du ungefär har per månad, vilken bolagsform du har och om du säljer till andra länder. Då kan vi föreslå ett upplägg som passar ditt företag.