Ekonomisk rapportering gör bokföringen användbar under året och inte bara vid bokslutet. En månadsrapport, en budget och en likviditetsplan visar om företaget tjänar pengar, om kassan räcker och när skatter och avgifter ska betalas. Vi hjälper företag i Malmö och Skåne att få sådana rapporter ur den löpande bokföringen. Här förklarar vi vad de olika rapporterna visar och vad som krävs för att de ska gå att lita på.
Planerade intäkter och kostnader jämfört med utfallet
Ingen av rapporterna är lagstadgad för ett mindre företag. Lagkraven gäller bokföringen och årsbokslutet eller årsredovisningen. Rapporterna är ett sätt att använda samma siffror till att fatta beslut.
Månadsrapporten
En månadsrapport visar resultatet för månaden och hittills under året, ofta jämfört med samma period året innan eller med budgeten. För att den ska vara rättvisande krävs att:
Bokföringen är à jour. Enligt bokföringslagen ska kontanta betalningar bokföras senast nästa arbetsdag och andra affärshändelser så snart det kan ske. I praktiken behöver alla underlag för månaden vara inne innan rapporten tas fram.
Fakturor bokförs när de skickas och tas emot. Med kontantmetoden syns intäkter och kostnader först när de betalas, vilket gör månadsresultatet missvisande. Vill du ha månadsrapporter är faktureringsmetoden ofta bättre. Skillnaden förklarar vi på sidan om bokföring för småföretag.
Större kostnader periodiseras. En årsförsäkring eller en kvartalshyra fördelas på de månader den avser. Annars ser en månad dålig ut och nästa för bra.
Banken stäms av. Saldot i bokföringen ska stämma med kontoutdraget.
Likviditetsplanen
Ett företag kan gå med vinst och ändå få slut på pengar. Likviditetsplanen visar när pengarna kommer in och går ut, månad för månad. Några poster återkommer i nästan varje plan, och flera av dem har fasta datum:
Moms. Kvartalsredovisande företag med ett beskattningsunderlag på högst 40 miljoner kronor deklarerar och betalar den 12:e i andra månaden efter kvartalet, och i augusti den 17:e. Det framgår av Skatteverkets sida När ska jag deklarera moms.
Löner, skatter och arbetsgivaravgifter. Arbetsgivardeklarationen och betalningen ska vara inne den 12:e månaden efter löneutbetalningen, och i januari och augusti den 17:e, enligt Skatteverkets sida När ska jag lämna arbetsgivardeklarationen.
Preliminärskatt. Betalas varje månad, vanligtvis den 12:e.
Kundinbetalningar. Bygger på betalningsvillkor och erfarenhet av hur snabbt kunderna betalar.
Amorteringar, hyror och leasing. Fasta belopp som är lätta att lägga in men lätta att glömma.
Momsen och arbetsgivaravgifterna är ofta de största enskilda utbetalningarna för ett litet företag. Mer om datumen finns på sidorna om momsdeklaration och lönehantering.
Budget och prognos
En budget är en plan för året. En prognos är en uppdaterad bedömning av hur året faktiskt kommer att sluta. Att jämföra utfall med budget varje månad gör det lättare att se avvikelser tidigt, till exempel att en kostnad ökar snabbare än intäkterna.
Prognosen har också en skattemässig funktion. Om årets resultat ser ut att bli betydligt högre eller lägre än det du angav i din preliminära inkomstdeklaration bör du lämna en ny. Skatteverket anger på sidan Preliminärskatt för företag och föreningar att du är skyldig att göra det om skillnaden är betydande, ungefär 30 procent och minst ett prisbasbelopp. Läs mer på sidan om skattedeklaration för företag.
Så arbetar vi med rapporteringen
Vi bestämmer tillsammans vad du vill följa. Vissa vill bara se resultat och kassa. Andra vill följa marginal per tjänst eller kostnad per projekt.
Kontoplanen anpassas. Om du vill se resultat per verksamhetsgren behöver bokföringen vara uppdelad så.
Ett fast datum varje månad. Underlag in, bokföring och avstämning klar, rapport ut.
Kort genomgång. Vi förklarar vad som avviker och vad det kan bero på. Besluten fattar du.
Det här behöver vi från dig
Alla underlag för månaden senast ett överenskommet datum
Din budget, eller hjälp att ta fram en utifrån föregående år
Kända större händelser framåt: investeringar, anställningar, lån
Betalningsvillkor mot kunder och leverantörer
Vanliga misstag
Rapporten tas fram innan alla underlag är inne. Då blir den fel och förtroendet för siffrorna minskar.
Momsen räknas som företagets pengar. Utgående moms på kontot är en skuld till Skatteverket.
Budgeten görs en gång och glöms. Utan jämförelse mot utfallet fyller den ingen funktion.
Likviditetsplanen saknar skatter. Moms, arbetsgivaravgifter och preliminärskatt måste med.
Ekonomisk rapportering förutsätter att underlagen kommer in i tid. Hur du gör det enklast beskriver vi på sidan om kvitton och underlag.
Offertförfrågan
Berätta om ditt företag
Frågor och svar
Vanliga frågor
Nej, inte för ett mindre företag. Lagkraven gäller bokföringen och årsbokslutet eller årsredovisningen. Rapporterna är ett sätt att använda samma siffror till att fatta beslut under året.
Resultatet visar intäkter och kostnader, medan kontot visar betalningar. Moms som ska betalas, obetalda kundfakturor, investeringar och amorteringar gör att de skiljer sig åt. En likviditetsplan visar skillnaden.
Det går, men med kontantmetoden syns intäkter och kostnader först när de betalas. Månadsresultatet blir då mindre rättvisande. Faktureringsmetoden ger oftast en bättre bild.