Kvitton, verifikationer och digital arkivering

Vad räknas som en verifikation

En verifikation är det underlag som visar att en affärshändelse har ägt rum. Enligt 5 kap. 6 och 7 §§ bokföringslagen ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse, och den ska innehålla uppgifter om:

• när den sammanställdes
• när affärshändelsen inträffade
• vad affärshändelsen avser
• belopp
• motpart
• verifikationsnummer eller annat identifieringstecken

Vanliga verifikationer är kvitton, leverantörsfakturor, kopior av kundfakturor, kontoutdrag för räntor och avgifter och egna verifikationer för till exempel avskrivningar. För att få dra av ingående moms krävs dessutom att fakturan uppfyller momslagens krav, bland annat med fakturanummer och säljarens momsregistreringsnummer. Det beskriver Skatteverket på sidan Bokföring – vad kräver lagen.

Hur länge underlagen ska sparas

Räkenskapsinformationen ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den ska förvaras i ordnat skick och på ett betryggande sätt.

Eftersom det är kalenderåret då räkenskapsåret slutar som räknas, blir tiden längre än sju år för material från början av ett räkenskapsår.

Digitala kvitton och papperskvitton

Sedan 1 juli 2024 behöver du inte längre spara papperskvitton och pappersfakturor när de har digitaliserats. Det gäller även material som digitaliserades före 1 juli 2024. Förutsättningen är att informationen överförs så att den inte kan ändras och inte riskerar att gå förlorad. Skatteverket beskriver det på sidan om vad bokföringslagen kräver, och regeln finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen.

I praktiken betyder det att:

• Fotot ska vara läsbart. Belopp, datum, säljare och momsbelopp ska synas.
• Filen ska sparas där den inte kan ändras eller försvinna. En bild i mobilens kamerarulle räcker inte som arkiv.
• Hela underlaget ska med. Tvåsidiga fakturor och bilagor ska fotograferas i sin helhet.
• Elektroniska fakturor sparas i det format de kom. En faktura som kom som pdf eller e-faktura är redan räkenskapsinformation.

Byter du bokföringsprogram eller avslutar ett abonnemang behöver underlagen exporteras och sparas. Lagkravet på sju år gäller oavsett vilket system du använder.

Ett enkelt flöde för underlag

Vi föreslår ett flöde som går att hålla även under en stressig period:

1. Fånga underlaget direkt. Fotografera kvittot eller vidarebefordra den digitala fakturan samma dag.
2. Skriv vad det gällde. En kort anteckning, till exempel "lunch med kund, projekt X", gör att verifikationen kan bokföras rätt och att representation kan bedömas.
3. Skicka till ett och samma ställe. En inkorg eller uppladdning som vi har tillgång till.
4. Vi bokför och frågar om det som saknas. Transaktioner på kontot utan underlag samlas och skickas till dig.
5. Månaden stängs. När allt är matchat tas momsdeklarationen fram, se sidan om momsdeklaration.

Ett fungerande flöde är grunden för både den löpande bokföringen och för ekonomisk rapportering under året.

Utlägg som anställda eller ägare gjort

När någon betalar ett företagsköp med privata pengar behövs samma underlag som om företaget betalat direkt. Kvittot ska finnas, och det ska framgå vem som gjort utlägget och varför. Utlägget ersätts sedan mot kvittot. Har en anställd gjort utlägget ersätts det mot kvitto och är inte lön, vilket vi beskriver på sidan om lönehantering. Samla gärna utlägg för en månad på en gemensam sammanställning med kvittona bifogade. Det gör det lättare att se att inget kommit med två gånger.

Kontanta betalningar och kassaregister

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Har företaget ett kassaregister är kassarapporten underlaget för försäljningen. För ideella föreningar finns en särskild gräns för när kassaregister krävs, som vi beskriver på sidan om bokföring för föreningar.

Det här behöver vi från dig

• Kvitton och fakturor löpande, gärna varje vecka
• En kort förklaring till utlägg, representation och ovanliga köp
• Avtal som påverkar bokföringen, till exempel hyres- och leasingavtal
• Kontoutdrag eller tillgång till kontoinformation

Vanliga misstag

• Kortutdraget används som kvitto. Det visar att du betalat, men inte vad du köpt eller momsen.
• Kvitton i en låda till årsskiftet. Termopapper bleknar, och mycket hinner glömmas.
• Digitala kopior sparas bara i mobilen. Om telefonen försvinner försvinner arkivet.
• Underlag raderas när abonnemanget sägs upp. Exportera allt innan du byter system.
• Gallring för tidigt. Sju år räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Startar du ett nytt företag lönar det sig att bestämma flödet från början. Läs mer på sidan om nystartade företag.